親愛的朋友:

希望你們一切安好。

自從上次的True Insights發表後,True Development 已逐漸成長,且愉快地面對很多的挑戰及專案。能夠忙碌於我們喜歡的工作,亦是一種福氣。

有技巧的給予回饋是一種禮物

們許多的領導力課程,皆包含了給予部屬回饋的單元,這也是我coaching工作中經常涵蓋的主題,當我思考要如何給予有效的回饋時,讓我想到許多年前,我還在一家培訓顧問公司工作時,老闆給我的回饋:

 “True, 你是我們最好的講師,學員喜歡上你的課,你也獲得很好的結果,但你卻是我們最差的員工,你的課後報告經常延誤,也不準時提交費用支出明細,你不像其他人一樣遵守規定,這對辦公室員工造成很大的壓力。像你這麼聰明的人,不應該會製造這些問題的,這些否定了你的其他好表現。

因他的誠實,對我反而更受用。他的回饋不是以生氣、挫折的語調來傳遞,反而是客觀的,在承認我的良好表現時,亦糾正了我的壞習慣。當我們雙方建立互信後,他才給予這個回饋,當中亦隱含了他對我人格特質的了解,如: 我不喜歡在某一方面做得很好,而在其他方面卻表現的很糟,而且我真的不喜歡造成他人的壓力。

對我而言,這次的回饋是一個禮物,我也馬上採取行動,確定我已改善了他所點出的缺失。我得承認我絕不會成為一個最好的文書工作者,也常不遵守大部分的規定,但在我朋友兼導師點出我具負面效果的行為後,我徹底改變了我的做事方法。

回饋挑戰

給予回饋的概念並不難理解,有很多易學的、有效的給予回饋方法,其挑戰在於克服給予有效回饋的障礙

對主管而言,第一個障礙專注。給予有效的回饋意指你要放慢步調,安排一個簡短、專心的面談。當你急著想推動結果時,這會有點難做到。

我個人相信,最好的回饋大約是5-10分鐘,一旦你的對話超過10分鐘,你最好利用這些時間來coach你的部屬如何更有效地完成任務,否則你可能是在浪費時間。

克服專注挑戰的關鍵在於設定一個機制,這樣你才可以定期地給予回饋,而不是一直等待直到失去耐心。在你感到挫折時才給予回饋,通常都會適得其反。你會讓部屬感覺到你只有在不滿,或是做錯事情時才會給予回饋。

第二個障礙是情緒管理。很多主管害怕給予回饋,是因為他們預想部屬會表現出各種不同的負面反應。所以他們避免給予回饋,而實際上這些回饋對部屬是有幫助的。其他主管反而有相反的問題。他們不害怕給予回饋,但他們傾向於將太多負面情緒,或太少的同理心帶進回饋過程,最後不但沒有協助部屬進步,還降低了部屬的士氣。

在給予回饋的過程中,克服情緒管理的秘訣是先思考以下問題清單:

 

●部屬信任我嗎?

●回饋是誠實的,對部屬有幫助嗎?

●回饋是均衡的,即認同正面釐清負面嗎?

●如果我的部屬對改變負面的行為有任何疑問,我是否已準備好花時間coach他們嗎?

針對以上問題,如果你的每一個答案都是NO,那你的回饋很可能會失敗,不會帶來任何好處。

第三個阻礙是缺乏自我認知,許多管理者相信他們的回饋是有效的,但事實上並非如此。

害怕讓部屬沮喪的主管只會給予過份正面的回饋,和不具任何說服力的負面回饋,或甚至都不給負面回饋。等到年度績效考核時,你將會發現部屬對予你給予的”均衡的”評價感到吃驚,因為那跟你平常給予的回饋有很大的落差。

當主管在感到沮喪時給予回饋,或只專注在他們回饋裡提到的問題時,會使得回饋變得過度負面,並傷害部屬士氣,而沒有教導他們任何有用的事情。

沒有準備好解釋發生什麼事的主管,不管是正面的還是負面的影響,接下來只會給予一個模糊且無效的回饋

克服我們對給予回饋方式不了解的問題,就是要求別人給你回饋。適時地要求你的主管或同儕一起坐下來給你回饋,有時候能夠協助你確認什麼是可行的,什麼是不可行的。下次當你有機會參加領導力培訓課程時,要求一個給予回饋的練習機會,這樣你可以獲得講師跟同儕的回饋。你甚至可以考慮向一些較資深的部屬或以前的團隊成員,請教如何有效改善你的回饋技巧的秘訣。

 

熟練是一個過程

我從沒遇過一個領導者可以每次都能給予完美的回饋,我們都在學習成為一個專家,不要讓你的經驗不足或弱項阻礙你給予回饋,你可能帶給你部屬一些價值,而且反覆地練習有價值的管理技巧。

你的學習夥伴

True Black

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